Funktionen

TOM

technische und organisatorischen Maßnahmen

Die TOM's sind im dshb24 in drei Teile gegliedert. Im ersten Teil werden einfache Checklisten verwendet. Im zweiten Teil werden die einzelnen Konzepte zur Infrastruktur, Sicherheit, Berechtigung und Sicherung beschrieben. Im dritten Teil können sie Ihre Technik komplett auflisten. Dazu können sie auch ein Tool herunterladen, das Ihr Netzwerk scannt und das AD-System ausließt und damit eine
detaillierte Historie der Netzwerk-Komponenten, Rechner und welcher User hat welche Berechtigung ermöglicht. Eine besondere Rolle spielt auch immer die Historie der Speichermedien, wie es in der bisherigen Bußgeldstatistik ablesbar ist. Wann sind welche Geräte ausgetauscht worden und wie wurden diese entsorgt? Wurden Speichermedien mit personenbezogenen Daten fachmännisch vernichtet? Details wie Sie die Plattform verwenden finden Sie im Hilfesystem.

Historie

Sie sehen, wann welche Änderungen vorgenommen wurden

Fotos

Hinterlegen sie Fotos zu Orten und Geräten

Tools

Verwenden sie unsere Tools für die Inventarisierung

Externe

Laden sie den externen Dienstleister ein, die Infrastruktur zu dokumentieren

Aufgaben

Hinterlegen sie für Mitarbeiter Aufgaben und halten sie den Status im Blick

VVT

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten beschreibt alle Prozesse im Unternehmen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Im dshb24 gibt es eine Vorauswahl der häufigsten Standard-Prozesse im Unternehmen. Durch die Vorbelegung können diese sehr einfach angepasst werden.
Im Video geben wir ihnen einen kurzen Einblick in die Funktionen dieses Verfahrens. Die Formulare können mit ihren Betriebsgegebenheiten einfach erweitert werden. Aus der Bibliothek können auch Word-Dokumente an das Verfahren angehängt werden. Außerdem können ganze Word-Dokumente als Verfahren eingefügt werden.

Templates

Über 100 Vorlagen mit Vorbelegung zu Löschfristen und gesetzlichen Grundlagen

Felder hinzufügen

Erweitern sie die Vorlagen mit eigenen Feldern

Übersicht

Alles auf einen Blick

Dokumentenablage

Hinterlegen sie Anleitungen und Anweisungen zu den Verfahren

AVV

AuftragsVerarbeitungsVerträge

Die AVV müssen in der Regel mit allen Firmen geschlossen werden, mit denen personenbezogene Daten ausgetauscht werden. Auch bei Cloud-und Website-Anbietern sowie Firmen bei denen die Daten gespeichert werden, ist das der Fall. Die AVV regeln dabei das Zusammenspiel zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter. Für diese Verträge gibt es in der Datenschutzverordnung eine enge einzuhaltende Vorgabe. Diese Verträge können dabei auch elektronisch geschlossen werden.
Im dshb24 werden diese Verträge verwaltet. Sie können über die Software einen Vertrag erzeugen und ihrem Vertragspartner einen Link zusenden. Dieser kann diesen Vertrag dann mit seinen Daten komplettieren. So haben sie alle Verträge in einer Übersicht. Bei der Erstellung des Handbuches als PDF sind alle angelegten Verträge automatisch enthalten.

Individualisierung

Erstellen sie individuelle AV-Verträge, einschließlich digitalen Versand

Übersicht

Alles auf einen Blick

Dokumentenablage

Hinterlegen sie Verträge digital in die Ablage

Vorlagen

Auswahl an Vorlagen

Organisation des Datenschutzes im Unternehmen

Dokumentation, Historie, Wiedervorlage, Maßnahmen und Audit-Dokumentation

Neben den drei Hauptbereichen, TOM, VVT und den AVV, stellt das dshb24 weitere Komponenten zur Verfügung. Neben der Dokumenten Bibliothek, Kommentar-Funktion und Aufgabenverteilung, gibt es einige Vorlagen zum Audit, Schulungs-Material usw. Der Vorteil als Web-Anwendung liegt in der Zusammenarbeit zwischen den verantwortlichen Stellen, dem Datenschutzbeauftragen und der Geschäftsleitung. Es werden keine Word-Dokumente per E-Mail versendet. Es gibt keine unterschiedlichen Versionen von Vorlagen, denn alles ist im dshb24 zentral gebündelt und jeder Berechtigte hat stets die aktuelle Version.
Im Video geben wir einen Einblick in die Dokumenten-Bibliothek und den Funktionen wie Wiedervorlage, Scoring und Versionsverwaltung. Auch spezielle Funktionen für Datenschutzbeauftragte, um Ihre Arbeit zu dokumentieren und den aktuellen Stand jederzeit abzufragen zu können. Die Aufgaben-Funktion kann hier viel Arbeit erleichtern um die Maßnahmen zu delegieren und zu dokumentieren. So wird der Jahresbericht des Datenschutzbeauftragten optimiert und leicht zu Händeln. Audits zu organisieren und beschlossene Maßnahmen zu überwachen gestalten sich zeitsparend und übersichtlich.

Benachrichtigung

Per E-Mail werden sie an Termine erinnert

DSB Freigabe

Sehen sie was der DSB freigegeben oder abgelehnt hat

Dokumentenablage

Hinterlegen sie Vorlagen in Word, mit zusätzlichen Hinweisen über Stand des Dokuments und Wiedervorlage

Audits

Terminieren und dokumentieren sie Audits